CIRCOLARE 2 MAECI

L/X/10
DIREZIONE GENERALE PER GLI ITALIANI ALL’ESTERO E LE POLITICHE MIGRATORIE
Circolare n. 2 28 luglio 2020
OGGETTO
Erogazioni di finanziamenti in denaro ai COMITES per le spese relative al loro funzionamento. Capitoli 3103 e 3106.
A distanza di oltre quindici anni dall’entrata in vigore della Legge n. 286 del 23 ottobre 2003 e del regolamento di attuazione (D.P.R. n. 395 del 29 dicembre 2003), tenuto conto delle istanze in favore della semplificazione delle procedure di compilazione dei bilanci dei Comitati degli Italiani all’estero, si ritiene opportuno introdurre alcune modifiche nelle disposizioni in materia di rendicontazione e di stesura dei bilanci preventivi relativi ai capitoli 3103 e 3106. L’obiettivo è contribuire a rendere i COMITES più rapidi nell’approvazione dei rispettivi bilanci, in modo da poter reagire con maggiore efficacia agli stimoli provenienti dalle comunità italiane di riferimento, che hanno subito negli ultimi anni significativi cambiamenti.
La presente Circolare entra in vigore alla data odierna e verrà applicata a partire dalla rendicontazione dei capitoli 3103 e 3106 dell’esercizio finanziario 2020 e per la presentazione del bilancio preventivo 2021 relativo ai suddetti capitoli. Essa pertanto sostituisce la Circolare n. 4 del 6 dicembre 2007.
L’erogazione del finanziamento resta subordinata alla corretta presentazione della documentazione contabile preventiva e consuntiva dei COMITES, che dovrà essere trasmessa a questo Ministero, munita della firma del legale rappresentante del Comitato e datata, esclusivamente tramite PEC, unitamente alla dichiarazione di conformità degli originali agli atti conservati presso la Sede.
Alle Rappresentanze Diplomatiche ed agli Uffici Consolari di I categoria Alle Direzioni Generali, ai Servizi ed agli Uffici del Ministero
Nota bene: La presente Circolare abroga e sostituisce la Circolare n. 4/2007 (L/X/10).
In tal modo NON sarà più necessario apporre il visto del Titolare dell’Ufficio consolare competente sulla documentazione preventiva. Permane invece l’obbligo di apporre il visto per “verifica ed approvazione delle spese sostenute” che il Titolare dell’ufficio consolare aggiunge in calce al rendiconto consuntivo.
Si ricorda, a tale proposito, che il visto che i titolari degli Uffici consolari sono chiamati ad apporre sulla documentazione contabile consuntiva dei Comitati, non rappresenta una mera formalità, ma si configura piuttosto come il corollario dei compiti di vigilanza e controllo che le autorità diplomatico consolari sono chiamate a svolgere in maniera appropriata e puntuale sull’uso dei finanziamenti statali da parte degli enti beneficiari.
A tal fine, come più volte ribadito dagli Organi di controllo, è necessario che gli Uffici diplomatico consolari operino attente verifiche non solo sulla correttezza formale dei bilanci (se cioè questi vengano redatti secondo gli schemi forniti dall’Amministrazione), ma anche e soprattutto sulla correttezza sostanziale della documentazione giustificativa delle spese (contratto d’affitto, bollette telefoniche, fatture dei fornitori, polizze assicurative, ecc.) per accertarne la piena conformità alla normativa in vigore.
La Legge 286/2003 (art. 3, comma 7) prevede, infatti, che i libri contabili e la relativa documentazione amministrativa di giustificazione, concernenti l’impiego dei finanziamenti ministeriali, siano tenuti sempre a disposizione delle competenti autorità diplomatico consolari ai fini di eventuali verifiche. Tali verifiche potranno essere effettuate anche direttamente dagli organi preposti del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (D.P.R. n. 395/2003, art. 4, comma 2). Va inteso come esteso anche ai COMITES l’obbligo di custodia della documentazione contabile (dieci anni) previsto dalla Circolare n. 25 del 1972.
A)BILANCIO DEL COMITATO
I bilanci dei COMITES devono essere redatti in termini di cassa.
Il testo dell’art. 3 della Legge 286/2003 inserisce i finanziamenti statali in un più ampio novero di entrate per il funzionamento dei COMITES. Oltre ai finanziamenti annuali disposti dal MAECI, infatti, le voci previste sono:
1.rendite dell’eventuale patrimonio;
2.eventuali finanziamenti disposti da altre amministrazioni italiane;
3.eventuali contributi disposti dai Paesi ove hanno sede i Comitati o dai privati;
4.ricavato di attività e manifestazioni varie.
Pertanto, poiché i finanziamenti ministeriali rappresentano solo una delle fonti previste dalla legge per il funzionamento ed il raggiungimento degli scopi dei Comitati, si invitano le Rappresentanze diplomatico consolari ad esortare i COMITES ad un più frequente ricorso alle altre fonti di finanziamento previste dalla legge. Questo non soltanto ai fini di un maggior contenimento della
spesa pubblica, ma anche per rendere i COMITES maggiormente attivi e quindi visibili presso le comunità italiane di riferimento.
Laddove presenti, tutte le fonti diverse dai finanziamenti ministeriali dovranno essere riportate nei bilanci preventivi e consuntivi alla voce “proventi locali”.
I finanziamenti ministeriali vengono erogati nei limiti dei complessivi stanziamenti allo scopo iscritti nelle pertinenti unità previsionali di base dello stato di previsione del MAECI e ripartiti fra i Comitati sulla base dei parametri stabiliti dall’art. 3, punto 6, Legge 286/2003.
B)RICHIESTA DI FINANZIAMENTO
Entro il 30 settembre di ogni anno i COMITES devono presentare all’Ufficio consolare competente:
a) formale richiesta di finanziamento per l’anno successivo (sullo stesso modello – allegato 1 –dovranno essere formulate due distinte richieste di finanziamento: una relativa alle spese difunzionamento, a valere sul Cap. 3103, e l’altra relativa alle spese di viaggio per le riunioni di cuiai commi 1 e 2 art. 6, Legge 286/2003, a valere sul Cap. 3106);
b) bilanci preventivi (sia per il Cap. 3103, spese di funzionamento – allegato 2, che per il Cap.3106, spese di viaggio per il Comitato dei Presidenti – allegato 2 bis) corredati della relazioneannuale programmatica di cui all’art. 2, comma 4, lett. d) della Legge 286/2003;
c)relazione analitica e documentata delle spese previste (allegato n. 3) (contratto d’affitto, polizzeassicurative, contratto dell’elemento di segreteria, dichiarazione di un’agenzia di viaggi sul costodel mezzo di trasporto più economico per il rimborso delle spese di viaggio ed ogni altradocumentazione atta a comprovare le spese predeterminate). Per quanto riguarda in particolare larichiesta di finanziamento relativa al Cap. 3106 nella relazione analitica delle spese dovrannoessere indicati: il numero delle riunioni che si intende effettuare (tale numero dovrà esserenaturalmente omogeneo tra i COMITES operanti nello stesso Paese), il luogo ove si prevede che siterranno e il costo del viaggio con il mezzo di trasporto più conveniente, comprensivo delle spese divitto e/o alloggio nei limiti stabiliti dall’Ambasciata competente territorialmente.
d) estratto della riunione in cui sono stati approvati i bilanci preventivi (allegato 4).
Entro e non oltre il 31 ottobre l’Ufficio consolare, esaminate le richieste e verificata la correttezza dei documenti trasmessi dal COMITES, fa pervenire al competente Ufficio I della DGIT la documentazione di cui sopra (allegati 1, 2, 2 bis, 3, 4) corredata da una dettagliata relazione sull’attività del COMITES e sulla congruità delle richieste di finanziamento, anche alla luce delle particolari condizioni socio economiche del Paese dove ha sede il Comitato. Si rammenta che la suddetta documentazione dovrà essere inviata al competente Ufficio I della DGIT esclusivamente tramite PEC.
All’inizio di ogni esercizio finanziario il MAECI provvede alla ripartizione dei fondi disponibili sui capitoli 3103 e 3106 e ne informa i COMITES con comunicazione per il tramite dell’autorità
consolare competente. Su espressa richiesta del COMITES, l’Ufficio I della DGIT può disporre, per il capitolo 3103, la concessione di un anticipo di importo non superiore al 30% della media dei contributi erogati nel triennio precedente al fine di consentire al Comitato di sostenere le spese nella prima parte dell’anno nelle more dell’erogazione del finanziamento ordinario (allegato 1 bis).
C)RENDICONTO CONSUNTIVO
I COMITES entro 45 giorni dalla fine della gestione annuale (ovvero entro il 14 febbraio di ogni anno) devono presentare all’Ufficio consolare i rendiconti consuntivi redatti su carta intestata dell’Ente relativi ai finanziamenti sul Cap. 3103 e sul Cap. 3106 (rispettivamente allegati 5 e 5 bis), certificati da tre revisori dei conti, due dei quali designati dal Comitato ed uno dal Capo dell’Ufficio Consolare, scelti al di fuori del Comitato stesso. Si rammenta che non è possibile designare a tale scopo il Funzionario Contabile o il Funzionario Delegato della Sede competente.
Si evidenzia che i suddetti bilanci, a norma dell'art. 3, c. 9 della Legge 286/2003 sono pubblici, e pertanto dovranno essere pubblicati sui siti web dei COMITES. I siti web degli Uffici consolari di riferimento dovranno riportare, nella sotto sezione sovvenzioni e contributi di amministrazione trasparente, un apposito collegamento diretto al sito del COMITES.
A fronte della certificazione, il collegio dei revisori dovrà predisporre una relazione attestante le risultanze della verifica effettuata dando atto di tutti i controlli eseguiti. In particolare il collegio dovrà valutare la corrispondenza tra la situazione di diritto (cioè il bilancio, sia preventivo che consuntivo) e quella di fatto (cioè gli estratti conto bancari e la cassa). Pertanto alla relazione dovranno essere allegati gli estratti conto bancari e il verbale di cassa, necessari per l'efficacia del controllo. Si ricorda che la suddetta documentazione dovrà essere esibita agli uffici consolari di riferimento per lo svolgimento dei controlli di rito.
La relazione deve essere unica e firmata da tutti i revisori che compongono il collegio. Essa deve inoltre essere tenuta sempre a disposizione della Sede consolare competente in caso di eventuali verifiche.
I rendiconti devono essere corredati dell’estratto del verbale della riunione del Comitato (allegato
4)nel corso della quale sono stati approvati e da una sintetica relazione sulle spese effettuate(allegato 6).
Pertanto, trattandosi di un bilancio di cassa, nel consuntivo saranno inseriti:
-tra le ENTRATE
1.eventuali saldi attivi dell’esercizio precedente. Si ricorda che dovranno essere qui riportate lestesse cifre della chiusura – al 31 dicembre – del consuntivo relativo all’anno precedente.
Si precisa che anche per i Comitati che operano in Paesi esterni all’UEM e che quindi utilizzano valute diverse dall’Euro gli eventuali saldi attivi ministeriali riportati a chiusura dell’esercizio precedente a quello per il quale si rende il conto dovranno essere riportati esattamente uguali alla riapertura sia in valuta che in Euro.
2.il finanziamento ministeriale per l’esercizio a cui il bilancio si riferisce solo se effettivamenteriscosso;
3.con riferimento ai Comitati che operano in Paesi esterni all’UEM, il bilancio consuntivo dovràindicare tra le entrate alla colonna in Euro gli importi esatti erogati dall’Ufficio I della DGIT e allacolonna in Valuta locale il controvalore al cambio del giorno delle singole erogazioni in Euroricevute dal Ministero.
4.le entrate dai proventi locali. Per i Paesi al di fuori della UEM non sarà necessario indicare ilrelativo controvalore in Euro;
-tra le USCITE:
le spese effettivamente sostenute durante l’anno di competenza. Trattandosi di un bilancio di cassa, non sono ammessi impegni di spesa.
Non dovrà essere calcolato il controvalore in Euro delle singole voci di spesa riportate tra le uscite.
Per quanto concerne le entrate e le uscite dei proventi locali non dovrà essere calcolato il controvalore in Euro.
Con riferimento ai Comitati che operano in Paesi esterni all’UEM, in caso di saldi attivi riportati a fine esercizio e riferibili sia alle erogazioni ministeriali che ai proventi locali, il controvalore in Euro andrà calcolato sulla base del cambio del giorno del 31 dicembre dell’esercizio di riferimento che risulta dal sito web della Banca d’Italia (D.P.R. 54/2010 art. 6 e art. 21).
Al fine di assicurare il rispetto dei tempi previsti dalla legge per l’erogazione del finanziamento, è assolutamente necessario che l’invio della predetta documentazione da parte dell’Ufficio diplomatico consolare al competente Ufficio I della DGIT avvenga entro il 1° marzo. Questo consentirà all’Amministrazione di erogare il finanziamento entro il primo quadrimestre dell’anno, così come previsto dalla Legge 286/2003.
Nel caso di ritardi da parte dei COMITES nella presentazione dei documenti contabili, gli Uffici diplomatico consolari sono chiamati ad inviare al Comitato un’apposita nota di sollecito, ricordando che la scadenza del primo quadrimestre dell’anno, quale limite temporale per l’erogazione del finanziamento, è subordinata alla corretta presentazione della documentazione contabile suddetta. Qualora il mancato invio della documentazione da parte del COMITES avvenga per motivi di forza maggiore, l’Ufficio diplomatico consolare competente dovrà tempestivamente informarne l’Ufficio I di questa Direzione Generale.
Qualora dovessero verificarsi dei consistenti saldi attivi ministeriali superiori al 10% del finanziamento ordinario erogato nel corso dell’esercizio per il quale si rende il conto, questi saranno considerati ai fini dell’erogazione del finanziamento ministeriale per l’anno successivo.
Sarà cura del COMITES indicare (nella sintetica relazione sulle spese da allegare al rendiconto) se l’eventuale saldo attivo ministeriale riportato a chiusura dell’esercizio finanziario sia relativo ad un finanziamento per un progetto specifico non ancora ultimato, per il quale è stata ottenuta una integrazione di fondi ad hoc. In tal modo l’ammontare corrispondente non verrà decurtato in sede di erogazione del contributo ordinario.
D)SPESE AMMESSE A FINANZIAMENTO
Sono ammesse a finanziamento sul Cap. 3103 solo ed esclusivamente le seguenti spese:
affitto locali e spese condominiali;
manutenzione sede e traslochi;
illuminazione, regolazione termica e pulizia locali;
arredamento, macchine d’ufficio e relativa manutenzione (si rammenta che i beni acquistaticon i fondi ministeriali devono essere puntualmente inventariati);
cancelleria e spese minute d’ufficio. Sono ammesse a finanziamento le spese perpubblicazioni, circolari e stampe informative di interesse locale, mentre NON sono ammessea finanziamento le pubblicazioni, circolari e stampe di contenuto prevalentemente elettoraleopropagandistico. Le sedi diplomatico consolari eserciteranno in proposito un’attentaverifica;
spese intese a promuovere eventuali iniziative finalizzate all’integrazione nella societàlocale dei cittadini italiani residenti nella circoscrizione consolare (ad esempio: seminari,incontri con esperti);
spese postali e telefoniche (compresi eventuali abbonamenti ad internet). Sono ammesse lesole telefonate di servizio, da effettuarsi di norma nella circoscrizione consolare e solo invia eccezionale fuori dalla circoscrizione. Ogni Comitato dovrà, ai fini del controllodell’Ufficio consolare competente, acquisire dalla compagnia telefonica i tabulati delletelefonate e conservarli unitamente alle relative bollette;
spese per attività informative, ad eccezione di quelle di carattere pubblicitario opropagandistico (ad esempio: organizzazione di incontri e dibattiti, pubblicazione diopuscoli su problematiche connesse all’esercizio dei diritti nel Paese di residenza);
spese legali per iniziativa di tutela collettiva dei cittadini italiani all’estero;
sono ammesse spese di viaggio per spostamenti o per l’organizzazione di eventi che sisvolgono fuori dalla circoscrizione di riferimento solo previa valutazione e conseguenteautorizzazione da parte del competente Ufficio I della DGIT;
sono inoltre ammesse spese di viaggio per la partecipazione alle riunioni dei COMITES deimembri non residenti nel capoluogo della circoscrizione, per eventuali spostamentiall’interno della circoscrizione, per contatti con la collettività e le associazioni italiane.
A tale proposito vale la pena ricordare che è ammesso a rimborso il costo del mezzo di trasporto più conveniente, laddove per “conveniente” è da intendersi non solo nel senso di più economico, ma anche più opportuno per i tempi ed i modi di svolgimento degli incontri. Potrà essere ammesso a finanziamento il rimborso chilometrico sulla base delle tariffe ufficialmente stabilite dagli enti locali addetti qualora risulti necessario per il raggiungimento del luogo della riunione (a titolo meramente esemplificativo perché non è servito da mezzi pubblici) oppure risulti inferiore al costo del mezzo di trasporto pubblico. In tal caso occorrerà allegare oltre al tariffario chilometrico dell’ente locale addetto anche una dichiarazione del membro del COMITES che esponga le motivazioni che hanno portato all’utilizzo del mezzo proprio.
Saranno ammesse a rimborso anche le spese concernenti il vitto e/o l’alloggio qualora la spesa sia correlata al viaggio e sia necessaria ed inevitabile. L’Ufficio diplomatico consolare competente
territorialmente dovrà fissare ogni anno (dandone apposita comunicazione al/ai COMITES di propria competenza) il tetto massimo giornaliero dell’ammontare rimborsabile sia per le spese di vitto che per quelle relative all’alloggio (quest’ultimo solo se ritenuto necessario) calcolato e ritenuto congruo sulla base del costo della vita locale.
Tali spese dovranno essere debitamente documentate e giustificate al pari delle spese di trasporto.
Le sedi diplomatico consolari pertanto dovranno acquisire, in sede di consuntivo, ogni utile documento atto a confermare l’inevitabilità e la necessità delle spese in questione sia per il vitto che per l’alloggio.
Non sono ammesse a carico del finanziamento ministeriale altri tipi di corresponsioni (ad esempio “gettoni di presenza”) in favore dei componenti del COMITES per la partecipazione alle sedute del Comitato.
spese per il personale di segreteria come disposto dall’art. 4 comma 3 della Legge286/2003.
In considerazione di quanto disposto dal comma 2 dell’art. 4 della Legge 286/2003, l’Ufficiodiplomatico consolare competente territorialmente, nella relazione sull’attività delCOMITES da presentare a corredo della documentazione preventiva, dovrà esprimersi sullareale necessità di tale spesa in considerazione dell’attività svolta e che intende svolgere ilComitato.
Si sottolinea che la spesa per l’elemento di segreteria verrà ammessa al finanziamentoministeriale solo se preventivamente autorizzata dall’Ufficio diplomatico consolare diriferimento.
assicurazione sede;
assicurazione responsabilità civile dei membri del Comitato;
spese di tenuta conto corrente bancario;
spese obbligatorie ai sensi della normativa locale (imposte, contributi, ecc.);
spese di viaggio, vitto e alloggio per la partecipazione di esperti o consulenti alle riunionidel COMITES per la trattazione di questioni specifiche. Tale spesa non potrà comunquesuperare ogni anno il 10% della somma ammessa a finanziamento e in sede di rendicontodovrà essere allegato anche il profilo professionale della personalità invitata;
Spese per manifestazioni culturali, ricreative o sportive purché finalizzate all’integrazionedei connazionali residenti.
E)SPESE NON AMMESSE A FINANZIAMENTO
Non sono ammesse a finanziamento tutte le voci di spesa non riconducibili ai precedenti punti. A titolo meramente esemplificativo se ne elencano alcune:
spese per ricevimenti, celebrazioni o regalie;
spese per pubblicazioni di materiale pubblicitario o propagandistico;
spese per assistenza o beneficenza;
spese di rappresentanza;
spese legali;
spese di viaggio diverse da quelle espressamente previste.
Qualora i COMITES effettuassero, a valere sul finanziamento statale, spese non ammesse dalla presente circolare, le Autorità diplomatico consolari provvederanno a richiedere la rettifica del rendiconto consuntivo.
F)IL COMITATO DEI PRESIDENTI
Con l’art. 6 della Legge 286/2003 viene istituito, in ogni Paese in cui esiste più di un COMITES, il Comitato dei Presidenti, di cui fa parte il presidente di ciascun COMITES. Il Comitato dei Presidenti si riunisce almeno una volta l’anno.
In caso di impedimento, il Presidente del COMITES può delegare il Vice Presidente a partecipare alle riunioni del Comitato dei Presidenti.
La Legge prevede, inoltre, che almeno una volta all’anno in ogni Paese sia tenuta una riunione indetta e presieduta dall’Ambasciatore, a cui partecipano anche i Presidenti dei COMITES (art. 6, comma 2).
Le spese di viaggio per la partecipazione del Presidente dei COMITES ovvero, in caso di impossibilità temporanea da parte del Presidente, del Vice Presidente, alle riunioni di cui sopra sono a carico dei bilanci dei singoli COMITES a cui ciascun membro appartiene (art. 6, comma 3).
Essi dovranno adoperare il mezzo di trasporto più conveniente laddove per “conveniente” è da intendersi non solo nel senso di più economico, ma anche più opportuno per i tempi ed i modi di svolgimento degli incontri. Potrà essere ammesso a finanziamento il rimborso chilometrico sulla base delle tariffe ufficialmente stabilite dagli enti locali addetti qualora risulti necessario per il raggiungimento del luogo della riunione (a titolo meramente esemplificativo perché non è servito da mezzi pubblici) oppure risulti inferiore al costo del mezzo di trasporto pubblico. In tal caso occorrerà allegare oltre al tariffario chilometrico dell’ente locale addetto anche una dichiarazione del consigliere che esponga le motivazioni che hanno portato all’utilizzo del mezzo proprio.
Saranno ammesse a rimborso anche le spese concernenti il vitto e/o alloggio qualora la spesa sia correlata al viaggio e quindi necessaria ed inevitabile.
L’Ambasciata competente territorialmente dovrà fissare ogni anno (dandone apposita comunicazione a tutta la rete consolare di riferimento), il tetto massimo giornaliero dell’ammontare rimborsabile sia per le spese di vitto che per quelle relative all’alloggio (quest’ultimo solo se ritenuto necessario) calcolato e ritenuto congruo sulla base del costo della vita locale.
Tali spese dovranno essere debitamente documentate e giustificate al pari delle spese di trasporto.
Le sedi diplomatico consolari dovranno, poi, in sede di consuntivo, acquisire ogni utile documento atto a confermare l’inevitabilità e la necessità delle spese in questione.
Si rammenta che le spese per le quali è previsto un finanziamento ad hoc sul Cap. 3106, dovranno essere oggetto di separata rendicontazione mediante il modello allegato (5 bis), che verrà inviato all’Amministrazione unitamente alla rendicontazione delle spese di funzionamento.
Rinnovando a codeste Rappresentanze diplomatico consolari l’invito ad esercitare un’attenta e costante verifica sull’utilizzo dei fondi ministeriali da parte dei COMITES, si ricorda che una corretta gestione contabile, oltre ad essere presupposto indispensabile per l’accesso ai finanziamenti a carico del Bilancio Statale, rappresenta una regola ineludibile per chiunque gestisca, anche indirettamente, il denaro pubblico. Rimangono, pertanto, invariati i profili tipici di responsabilità civile, erariale e penale a carico di coloro che accedono a tali finanziamenti.
Il Direttore Generale VIGNALI